自分に指示出しができれば、仕事はスムーズに進む。

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仕事は、一つのことがらだけに集中してできればいいのですが、実際はさまざまな仕事が並行しながら進んでいきます。

しっかりと仕事のスケジュールや段取りを組まないと、さまざまな案件が同時に進んで行く状況においては、何から手をつけていいかわからなくなったりと、パニックに陥ってしまうことだってあります。

僕が仕事を上司から教わるなかで、なるほどと思ったのが、自分に対して指示出しがきちんとできているかどうかによって、仕事がスムーズにいくかいかないかが決まるということです。

自分に指示出しをする

指示は他人に出すものだと思っていましたが、仕事ではまずは自分に対して指示出しができていなければいけません。

仕事によって、指示出しの形はさまざまだと思いますが、僕の場合は以下のような流れなので、参考までに。

⓵まず、指示出しをする前に、年間のスケジュールを確認します。どの時期が忙しくなるのか、一方でどの時期が比較的暇になるのかを、大まかに把握しておきます。

⓶年間の流れを頭に入れたうえで、続いて月ごとのスケジュールに落とし込んでいきます。前の月の中頃くらいには、次の月のスケジュールが大体組めると思います。

⓷月のスケジュールが組めたら、週ごとのスケジュールに落とし込んでいきます。ここまでできたら、ほとんど自分に対する指示出しが終わったようなものです。

④最後に、日にちごとにやるべきことを落とし込んでいきます。この作業は、前日の仕事終わりに少しだけ時間をとって行うことがポイントです。

前日にやっておけば、次の日がスムーズに進みますし、前日にできなかったことは、次の日のタスクに追加しておけばいいのですしね。

でも、人間なのでミスはしますが、ここまでやっておけば、仕事の抜けが発生しずらいはずです。

ガントチャートが作れる手帳は、使い勝手がいい

どのツールを使かって自分への指示出しを行うかも、これまた人それぞれです。インターネット上で管理する人もいるでしょうが、僕の場合は手書きで手帳を使っています。

手帳は、使って行くことで自分に必要な機能がわかりますが、最低限、月ごと、週ごと、日にちごとに記入できる手帳がいいですね。

プラスアルファで、ガンドチャートを作ることができる月ごとのページがある手帳は、最高に使い勝手がいいです。

月のやるべきタスクのガントチャートを作ることができれば、重要事項に関する抜けなどはほとんどなくなると思います。

前日に、次の日の指示出しを

自分への指示出しで重要なのは、月ごとのスケジュールを踏まえた上で、前日に次の日の指示出しをすることです。

そして、前の日に仕事を「考えて」次の日の指示出しをしているのでは、仕事が後手に進んでいきます。

細かい突発的に発生したタスクは、もれなく対応するもの大事ですが、大きな流れとしてのスケジュールをしっかりとおさえていないと、仕事の優先順位がごちゃごちゃになったり、なにより仕事の区切りをつけづらいので精神的にもしんどくなってしまいます。

仕事になれるまでは大変ですが、自分への指示出しを意識してしっかりできるようになれば、次のステージに進んでいけるのだと思います。

何か参考になれば、幸いです。

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